Zásady ochrany osobních údajů

Účinnost: 10.05.2026

Tyto zásady popisují, jakým způsobem zpracováváme osobní údaje uživatelů služby SimpleCRM. Splňují požadavky čl. 13 a 14 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a metodiky Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

1. Správce osobních údajů

Ing. Tomáš Plachý

Lidická 709/55, Veveří, 602 00 Brno

IČO: 06437541

Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku, evidenční úřad: Magistrát města Brna.

Kontakt: podpora@simplecrm.cz.

2. Jaké údaje zpracováváme a na jakém základě

a) Identifikační a kontaktní údaje uživatelské registrace

jméno, příjmení, e-mail, telefon, firma, IČO, fakturační adresa

Účel:: plnění smlouvy, fakturace
Právní základ:: čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (smlouva), čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (účetnictví)
Doba uchování:: po dobu trvání smlouvy a dále po dobu, po kterou musíme uchovávat účetní a daňové doklady (až 10 let)

b) Údaje o užívání služby

záznamy o přihlášení a o akcích provedených v aplikaci (kdo, co a kdy)

Účel:: zabezpečení, audit, technická podpora
Právní základ:: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem na zabezpečení účtů, prokazatelnosti změn dat a řešení požadavků podpory
Doba uchování:: po dobu trvání smlouvy a dále do smazání organizace

IP adresu neukládáme; využíváme ji pouze při zpracování požadavku k omezení jeho četnosti.

c) Obchodní sdělení stávajícím zákazníkům

kontaktní e-mail zákazníka

Účel:: případné zasílání informací o našich vlastních obdobných službách
Právní základ:: čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem na informování stávajících zákazníků, § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.
Doba uchování:: do odmítnutí, které lze učinit odpovědí na kteroukoli takovou zprávu

3. Příjemci osobních údajů

Vaše údaje předáváme těmto příjemcům:

Hetzner Online GmbH (Německo) — provoz aplikace a databáze,
Comgate, a.s. (Česká republika) — platební brána,
Zoho Corporation B.V. (datacentrum Amsterdam, Nizozemsko) — odesílání e-mailů z aplikace (potvrzení, faktury, upozornění),
Google Ireland Limited, resp. Google LLC — přihlášení přes účet Google (e-mail, jméno, profilový obrázek, identifikátor účtu) a volitelné propojení s Kalendářem Google (obsah událostí, e-mail propojeného účtu, přístupové tokeny),
Cloudflare, Inc. — příjem e-mailů přeposlaných na adresu v doméně in.simplecrm.cz (funkce Smart BCC), včetně obsahu zprávy a příloh,
případně účetní, v rozsahu fakturačních údajů.

Zadáte-li IČO, dotazujeme se na veřejný rejstřík ARES vedený Ministerstvem financí ČR.

Fakturační agendu vedeme ve vlastní aplikaci — žádný externí fakturační systém k Vašim údajům přístup nemá. Aplikaci a databázi provozujeme u společnosti Hetzner Online GmbH v Německu. U příjemců Google a Cloudflare může dojít k předání údajů do Spojených států amerických; předání se opírá o standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR obsažené ve smluvních podmínkách těchto příjemců.

4. Údaje z účtu Google

Přihlásíte-li se přes účet Google nebo propojíte-li SimpleCRM s Kalendářem Google, získáváme přes rozhraní Google API údaje popsané níže. Uvádíme, k jakým údajům přistupujeme, jak je používáme, sdílíme, chráníme a mažeme.

a) Přihlášení přes účet Google

Získáváme:: e-mail, jméno, odkaz na profilový obrázek a identifikátor účtu Google
Použití:: založení Vašeho účtu a přihlášení do něj; e-mail se stává e-mailem Vašeho účtu (zasíláme na něj systémové e-maily, používáme ho při platbě a k rozpoznání Vašich zpráv ve funkci Smart BCC); jméno a profilový obrázek zobrazujeme v aplikaci Vám i ostatním členům Vaší organizace a při přihlášení je aktualizujeme podle účtu Google
Přístupové tokeny:: tokeny vydané Googlem při přihlášení použijeme jen k jednorázovému načtení těchto údajů a neukládáme je
Doba uchování:: po dobu existence Vašeho účtu, a to i po jeho deaktivaci, do smazání organizace nebo do vyřízení žádosti o výmaz (viz níže)

b) Propojení s Kalendářem Google (volitelné)

Získáváme:: e-mail propojeného účtu Google, přístupové tokeny a u každé události zapsané do Kalendáře Google její identifikátor a případný odkaz na schůzku Google Meet
Použití:: do Vašeho primárního Kalendáře Google zapisujeme jen Vaše události ze SimpleCRM, u nichž je zapnutá volba zápisu do Google (u propojeného kalendáře je předvolená, zapnout ji lze i později a měnit ji můžete jen Vy jako vlastník události); jiné události z Vašeho kalendáře nečteme. Změny těchto událostí v SimpleCRM, včetně úprav provedených administrátorem Vaší organizace, do Google při funkčním propojení propisujeme. Smažete-li událost nebo u ní vypnete zápis do Google, smažeme při funkčním propojení i její kopii v Google; kopie událostí smazaných spolu s obchodem nebo firmou v Google zůstanou.
Do Google odesíláme:: název, popis, místo, čas a připomenutí události, případně žádost o vytvoření schůzky Google Meet, a jména a e-maily pozvaných účastníků; Google jim pošle pozvánku a e-mailem je informuje i o změnách a zrušení události
Doba uchování:: tokeny a e-mail propojeného účtu do odpojení kalendáře, deaktivace Vašeho účtu nebo smazání organizace, a to i po skončení předplatného (přístup ke Kalendáři Google pak už nepoužíváme); identifikátor události a odkaz na schůzku Google Meet nejdéle po dobu existence události v SimpleCRM

Sdílení

Údaje z Google neprodáváme a nepoužíváme k reklamě ani k trénování modelů umělé inteligence. Předáváme je jen v rozsahu nutném pro funkce, které používáte: příjemcům z čl. 3 (databáze u společnosti Hetzner Online GmbH, systémové e-maily přes Zoho, platba přes Comgate) a ostatním členům Vaší organizace, kteří v SimpleCRM vidí Vaše jméno, e-mail a profilový obrázek a mohou Vás přidat jako účastníka události – Vaše jméno a e-mail pak odešleme do Google a Google je uvede v pozvánce ostatním účastníkům. Naše pověřené osoby k nim mohou přistupovat při technické podpoře; přístupy přes administrační rozhraní evidujeme. Jinak údaje z Google předáme jen tehdy, uloží-li nám to zákon.

Využití informací získaných z rozhraní Google API a jejich předání jakékoli jiné aplikaci se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use.

SimpleCRM's use and transfer to any other app of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Ochrana

Přístupové tokeny ke Kalendáři Google ukládáme v databázi šifrované a s Google komunikujeme výhradně šifrovaným spojením (HTTPS). Další opatření popisuje čl. 6.

Výmaz

Kalendář můžete kdykoli odpojit v Nastavení → Integrace → Google Kalendář → Odpojit, po skončení zkušebního období nebo předplatného na obrazovce s výběrem tarifu. Požádáme tím Google o zrušení přístupu, smažeme uložené tokeny i e-mail propojeného účtu a u událostí v SimpleCRM smažeme odkaz na jejich kopii v Kalendáři Google. Kopie událostí ve Vašem Kalendáři Google v něm zůstanou; odkazy na schůzky Google Meet zůstanou u událostí v SimpleCRM, dokud události nesmažete. Totéž provedeme automaticky, je-li Váš účet deaktivován (například při snížení počtu uživatelů).
Smaže-li administrátor organizaci (Nastavení → Soukromí → Smazat organizaci), požádáme Google o zrušení přístupu, smažeme propojení s kalendářem i všechny události v SimpleCRM (jejich kopie v Kalendářích Google zůstanou) a z uživatelských účtů odstraníme jméno, e-mail, odkaz na profilový obrázek a identifikátor účtu Google. E-mail zůstává na vystavených daňových dokladech a v záznamech o platbách (čl. 2 a)).
Přístup SimpleCRM můžete kdykoli odvolat v nastavení svého účtu Google; uložené tokeny tím přestanou platit.
O výmaz svého účtu včetně údajů získaných z Google můžete kdykoli požádat na podpora@simplecrm.cz, i když už nemáte přístup do aplikace nebo nejste členem žádné organizace.

5. Práva subjektů údajů

Máte právo:

na přístup ke svým údajům (čl. 15 GDPR),
na opravu (čl. 16),
na výmaz / „zapomenutí" (čl. 17),
na omezení zpracování (čl. 18),
na přenositelnost (čl. 20),
vznést námitku proti zpracování (čl. 21),
odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3),
podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Pro uplatnění práv kontaktujte: podpora@simplecrm.cz.

6. Zabezpečení

Osobní údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními přiměřenými rizikům zpracování (čl. 32 GDPR), zejména šifrovaným přenosem dat, řízením přístupů, oddělením dat jednotlivých organizací a evidencí přístupů našich pověřených osob k datům zákazníků přes administrační rozhraní.

7. Zpracování údajů v CRM (postavení zpracovatele)

Pokud nahráváte do SimpleCRM osobní údaje svých zákazníků, jsme v postavení zpracovatele dle čl. 28 GDPR. Vztah řídí samostatná Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA), která je přílohou VOP.

Je-li v organizaci zákazníka zapnuto sledování e-mailů, zaznamenáváme jako zpracovatel otevření zprávy a kliknutí na odkaz ve vazbě na e-mailovou adresu příjemce; podrobnosti stanoví čl. 9 DPA.

8. Aktuálnost

Tyto zásady jsou účinné od 10.05.2026, naposledy aktualizovány 23.09.2026. Aktuální verze je vždy zveřejněna na simplecrm.cz/ochrana-osobnich-udaju.